Không phải dễ dàng khi hợp thành một nhóm là có thể bắt tay vào làm việc ngay một cách ăn ý, làm việc đạt hiệu quả cao. Bởi các nhóm làm việc đều phải trải qua các giai đoạn phát triển khác nhau từ lúc tập họp lại, tổ chức, định hình và cuối cùng là hoàn thiện (hoặc thất bại). Vì thế, nắm được cách làm việc nhóm và cách xử trí vấn đề nội bộ sẽ giúp trưởng nhóm cũng như các thành viên phát huy hiệu quả tối đa để đạt được mục tiêu.
Cách làm việc của trưởng nhóm
Trong giai đoạn mới tập họp lại, các thành viên trong nhóm chỉ bắt đầu làm quen với cách làm việc của nhau nên trưởng nhóm cần phải trực tiếp và thẳng thắn. Giai đoạn sắp xếp tổ chức là khi bắt đầu xuất hiện các mâu thuẫn và xung đột nên trưởng nhóm cần bảy tỏ sự thông hiểu cũng như trực tiếp nhìn nhận vấn đề. Đến giai đoạn định hình, các thành viên lúc này đã hiểu rõ sự khác biệt, ưu – khuyết của nhau, nên trưởng nhóm cần khuyến khích và hỗ trợ nhiều hơn. Vào giai đoạn cuối, khi cách làm việc của nhóm đã hoàn thiện và mỗi người đều có thể dễ dàng thể hiện bản thân, thì người lãnh đạo chỉ cần ghi nhận công sức và cổ vũ họ.
Trưởng nhóm luôn phải phát huy năng lực lãnh đạo của mình bằng cách:
- Đưa ra quy định chung của nhóm (cần sự đồng thuận của mọi người)
- Tôn trọng ý kiến của người khác
- Xử trí vấn đề, chứ không bới móc cá nhân
- Nắm được và thực hiện mục tiêu cụ thể, không quá khả năng của nhóm.
- Khuyến khích các thành viên bày tỏ quan điểm, các góc nhìn khác nhau và đối thoại chân thành
– Sẵn sàng thừa nhận trách nhiệm đối với phần việc của mình, chia sẻ cảm xúc chứ không đổ lỗi.
- Biết lắng nghe, quan tâm việc xây dựng các mối quan hệ trong nhóm. Tổ chức cuộc họp để các thành viên ngồi lại cùng nhau xem xét khi có vấn đề, và cách phòng tránh tình trạng tái diễn.
- Ghi nhận công sức và cổ vũ thành quả của các thành viên trong nhóm bên cạnh việc luôn duy trì kỷ luật của nhóm
Các thành viên trong nhóm cần
- Đúng giờ, điều đó giúp cho các thành viên khác trong nhóm làm việc không phải mất thêm thời gian nhắc lại những gì đã thảo luận cho bạn.
- Luôn đặt mục tiêu của cuộc thảo luận lên hàng đầu, tránh nói chuyện về những chủ đề không liên quan, gây loãng chủ đề, thiếu tập trung.
- Hãy nghĩ mình là một phần của nhóm chứ không phải một cá nhân riêng lẻ. Thảo luận với cả nhóm chứ không phải chỉ với người ngồi cạnh bạn. Đừng ngắt lời người khác. Hãy rõ ràng và ngắn gọn, nếu có gì chưa rõ, hãy hỏi lại khi họ kết thúc.
- Thuyết phục mọi người bằng lý lẽ và dẫn chứng, không cố chấp, chỉ trích. Đừng phản đối ngay ý kiến của người khác dù bạn có thấy nó thiếu thực tế đến đâu. Cũng đừng gắn mỗi cá nhân với ý kiến của họ, chỉ thảo luận về ý kiến thôi, đừng chỉ trích riêng ai cả.
- Tôn trọng những thành viên khác và hướng tới mục tiêu chung. Hãy luôn tâm niệm rằng, kết quả cuối cùng thu nhận được phải là sự đồng lòng của cả nhóm, kể cả những cá nhân có ý kiến bị bác bỏ. Việc này không thể nhanh chóng đạt được mà phải cần có thời gian.
Xử trí các mâu thuẫn bằng kỹ năng và sự tự tin, thực hiện những điều trên, nhóm của bạn sẽ phát huy hiệu quả tối đa để đạt được mục tiêu.